黄昏より暗きもの、血の流れより赤きもの

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自分の好きな事を好きなように書いて行きます。

就職活動(就活)中の大学生や中途採用者必見!:履歴書や職務経歴書に添付する「送付状」の送り方をまとめてみた!

いよいよ就職活動(就活)シーズンですね!

日本在住の就活生の皆さん、いよいよ就活シーズンですね。就活と言えば面接もそうですが、まず最初にやる事は履歴書や職務経歴書を郵送で送る事ではないでしょうか?。かくいう自分もこの頃なんて送付状の存在すら知らず、そもそも人にはがきすら送らなかったです。そんな訳で今日は自分と一緒に(笑)、履歴書や職務経歴書に送付する「送付状」の送り方を確認して行きましょう。

書類作成のコツ:形式ばった文書ほど「テンプレート」が無いか探せ!

いきなりこんな事を言うのはあれですが、こういった文書って書くべき内容も大体決まっています。このため自分で1から考えて書く内容を考えるよりも、テンプレートを使った方がミスが減ります。例えば今回の送付状の場合だと、「ビジネステンプレートファクトリー」のようなテンプレートサイトもあるので、これを上手く活用していって下さい。

「ビジネステンプレートファクトリー」


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送付状の役割(目的)

まず書類と言うのは必ずこれを書く目的や役割があって、まずそれを押さえる事が肝心です(自分もよく忘れるんですよ…)。例えば売買契約書の場合ならば、商品やサービスを買う側が売る側の条件に同意した事を示す書類ですよね。これに対し、今回の送付状の役割は以下のようになります。

  1. 誰が誰宛に送付したのか
  2. 何を送付したのか
  3. どんな目的で送付したのか

特に重要書類の場合程、何を送ったのかを書いておく必要があります。万一これが無いと言った時相手が確認しやすくなるので。ちなみに今回の場合は「履歴書・職務経歴書・その他送付書類を送付致しますので、ご確認の程よろしくお願い致します」と言う旨の文章を送る事になります。まあ、丁寧にやればやる程受け取る相手の印象が変わる事がありますので上手くやりましょう。

送付状にて注意する点1:送り主の名前、特に「様」「御中」には注意!

ここからは俺が送付状で気をつけてる点について話します。


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俺が送付状やはがきの宛名などでまずミスるのがこの「様」「御中」ですね。だって知り合いにメールとかするのにこんな事しないじゃないか!こういうのに特に五月蝿いのが日本人と言うものですから特に注意ですね。

さて企業や組織宛なら「御中」、企業や組織の個人なら「様」と頭で分かっていても間違えるポイントです。まず送り主に対して必要な情報は、

  1. 企業名
  2. 部署
  3. 役職
  4. 氏名

の4つですね。さて就職活動で書類を送る事になるのは人事担当だと思います。脱線して人事担当の役割とは「企業その他の団体・組織における採用活動・職員の処遇などの決定に関する業務を遂行する社員」と定義されるようです(wikipedia)。処遇を握っているなんてなんて恐ろしい職種ですね。

話を元に戻して、送付状は「様」で送る事の方が多いでしょう。この他気をつけるのは「株式会社○○(前株)」「(株)○○」「○○株式会社(後株)」の所。これはホームページの「会社概要」からそのまんまパクって来れば多分大丈夫です。意外とこういう時に会社概要って使うんですよ。職業柄こういうのは間違いなく入れなくてはと思う限りです(汗…いやWebデザインより重要な気もしなくもない)

とまあ、最終的には「○○○○株式会社 人事部 採用担当 △△様」と言った具合に送る事になると思います。

注意する点2:Excelで送付状を作成し、「TODAY関数」で送付日を自動入力!

あと送付状のテンプレートを選ぶ上で、Excelを選んだ方が得策です。それは何故かと言うと送付日を間違えなくて済むからです。恐らく最終確認の段階で、宛名や送付書類は間違えないと思うんですけど、実は使い回していて送付日が前になっていたり…と言う事は少なくありません。こういった事を防ぐ為に、送付日の所に「 =TODAY()」と入れておくと、常に送付日が更新されるのでおすすめです。関数を使う所は使い、最終確認の手間を減らすのも書類作成のコツと言えます。

注意する点3:送付状を送る前に確認すべき3つの項目

いままでの事より送付状を送る前に確認すべき3つの項目をまとめると以下のようになります。

  1. 宛名(企業名・部署・役職・氏名)に注意
  2. 送付書類とその手前の文面
  3. 送付日

最後の最後で雑談コーナー

この記事を書こうと思った切っ掛けは、自分も送付状を送る機会があったからです。自分が新卒採用の際こんな事はしなかったし、折角なので就活生向けの記事を書いた方が読んで貰えるかな?と思ったからです。


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「卒業者数,就職者数及び卒業者に占める就職者の割合等の推移[ 大学(学部)](統計表一覧 政府統計の総合窓口)」に依れば、平成26年時の卒業生が約60万人以上に上ります。ってことはこの記事はこの約60万人のパイから如何に客を奪えるか?って話になりますよね。

え?何でこんな事話すかって?だってここに来た方の一部って、リクルートなどの人材業界に行く人も居るのかなあと思って。この図を見ての通り、新卒枠のパイは年々狭まってるわけですから、中途に目を向けるか、新たな就活のパイ(クラスタ)を作り出せるかも勝負所ですよね。

俺はこういう能書きをネットでしか話せないのがねえ...まあ就活中の皆さんはGDかなんかで話す内容ですし、ここの雑談がこんな場で活かされる事を願う次第です。